在公文写作中，常会遇到一些非常相近的字词，比较容易用错。这里挑选三例，作一简单解说，希望对大家有所助益。
“分”“份”的区分
“分”“份”的读音相同，但是意义有别，极易弄错。“分”读fēn又读fèn。一到读fèn的时候，就有人跟“份”弄混了。比如，“过份”“缘份”“份量”“份外”“份内”，这些“份”都不对，应当是“分”。
“分”读fèn时，表示物质成分，如“水分”“盐分”；表示重量，如“分量”；表示身份，如“成分”；表示格外，如“分外高兴”“分外明亮”；表示职责或权限，如“守本分”“分内”“分外”“过分”“恰如其分”；表示阶层或具有某种特征的人，如“知识分子”“落后分子”“不法分子”。
“份”表示行政区划，如“省份”“县份”；表示时间，如“年份”“月份”；表示量，如“一份报纸”“一份礼品”“一份账单”；表示整体中的一部分，如“股份”“有我一份”。
“成分”“成份”，“身份”“身分”原来是可以通用的，现在一般写成“成分”“身份”。
“启示”与“启事”
“启”主要有两个意思：一是开启、启发，二是陈述、表白。启示的“启”是启发，启事的“启”是陈述、告白。启示就是启发、指示，启事则是启告事情。
“这篇文章对我很有启示。”文章给人的是“启示”，不是“启事”。“寻物启事”，不能写成“寻物启示”。在报刊上经常也会看到“招工启示”“招聘启示”，这水平就值得怀疑了，是真是假也值得怀疑，要小心。报刊上也见过“征文启示”，但你可不能跟着错。我听说有的秘书就是因为写出了“征文启示”而被领导批评。“征稿启事”“寻人启事”“招领启事”“寻物启事”“报刊征订启事”，这回不要写错了。
再来说说“告示”。告示是古代官府把重大的事情，以文书的形式，公开告知属下和民众。告示的“示”是“表明”，是把事物拿出来或指出来使别人知道，与“启示”的“示”不是一事。告示多用于警示，过去使用告示属于官府行为，现在很少用了。有人丢了小狗，也写个告示，那就不对了。海报、广告、启事、通知不能写成“告示”。
“人士”与“位”要用对
“人士”是指在社会上有一定影响或地位的人。“位”作为量词，含有敬意。用“人士”时，要注意它的三个特点：一、前面必有限制，要说权威人士、各界人士、知名人士，但不能直接说五个人士、八位人士；二、在一定场合，表述社会影响、社会地位时用，其他场合一般不用；三、“人士”是感情色彩很强的褒义词。
某日，看电视，一位著名主持人说出一句话，其中有“几位台独人士”。“台独”是贬义的，用“人士”与“位”都不合适。某报标题《出租车公司一位人士认为买私家车不如打车》，“人士”前面不宜直接用“一位”；另外，这里只是讲买车与打车的事，并无感情色彩，“人士”与“位”都不宜用，这是典型的滥用。
这样的例子比比皆是，如来自报纸的“英国一位人士可能已感染口蹄疫”“省发改委能源处一位人士向记者描述了核电发展的未来”“市交巡警支队安全科一位人士说”“肥胖人士如何吃水果”这类表述，看了不禁让人发笑。
“在1999年，入境处共检获3530本伪造证件，经调查后，有1514位涉案人士被控有罪，其中有1492位人士被判有罪。”“香港证监会已经公布了多项执法行动的结果,其中包括吊销或者暂时吊销四位人士的执业牌照”，将“人士”与“位”用于受处罚的人、被控有罪的人，这也是不可以的。
“位”的使用范围伸缩比较大，有人的就不管不顾滥用“位”。《一位医生的“垃圾梦”》讲的是某教授研究、开发垃圾的事，这是可以用“位”的。
《一位医生72天减肥60斤 》只是说明这个医生的减肥过程，就不宜用“位”，而应用“个”或“名”。
广告中“我需要一位女性的钟点工”应该用“名”不该用“位”。
标题《一位地铁客的健身方案》《美国媒体披露四位美参议员收取雪佛兰好处费》，都是误用。《一位地铁客的健身方案》表述中并没有感情色彩，应该用“名”或“个”，不宜用“位”。“收取好处费”，这是抨击性语言，用了“位”显得不伦不类。
“其实岂止我这位院长，现任院长×××教授，戏剧文学系主任×××教授，以及图书馆的×××馆长，都是从我们这个小小班级走出来的。”“我这位院长”，“位”用在了自己身上，这实在是错了位，不是味儿。